Zapisy w kolumnach KPiR, czyli jak prowadzić KPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów jest ewidencją księgową służącą do ujmowania operacji gospodarczych w formie uproszczonej. Ma ona określony format określony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przeczytaj, jakie powinny być zapisy w kolumnach KPiR!

Dla kogo KPiR?

Prowadzenie KPiR jest możliwe jedynie gdy przychód netto w roku podatkowym nie przekracza 2 000 000 euro (w 2021 roku jest to 9 030 600 złotych - wartość przeliczona według kursu dnia 1 października 2020 roku). Limit 2 000 000 euro przelicza się na PLN według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. 

Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT po osiągnięciu tego limitu nastaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i pełnej księgowości. 

Jak wygląda KPiR?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów KPIR można prowadzić w sposób zarówno papierowy jak i elektroniczny. Ważne jest jednak, aby prowadzenie KPiR było wykonywane w sposób rzetelny i niewadliwy, z kolei zapisy powinny być w języku polskim i walucie polskiej. 

Budowa KPiR jest określona w załączniku nr 1 do wyżej wymienionego rozporządzenia.

Zapisy w kolumnach KPiR zawierają informacje o zdarzeniach gospodarczych, czyli są to:

• Kolumna 1 - Kolejny numer zapisu w księdze. Dowód księgowy również powinien być oznaczony tym numerem.

• Kolumna 2 - Data zdarzenia gospodarczego - data zaksięgowania wydatku. Wynika ona z dokumentu i zazwyczaj jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru, lub uzyskania przychodu bądź data zestawienia sprzedaży.

• Kolumna 3 - Nr dowodu księgowego - numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

• Kolumna 4 - Imię i nazwisko (firma) - nazwa firmy, z którą została zawarta transakcja. W przypadku zapisu sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych pole pozostawia się puste. 

• Kolumna 5 - Adres - adres firmy, z którą została zawarta transakcja. W przypadku zapisu sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych pole pozostawia się puste.

• Kolumna 6 - Opis zdarzenia gospodarczego - krótki opis zdarzenia gospodarczego określający rodzaj przychodu lub wydatku, np. zakup towaru.

• Kolumna 7 - Wartość sprzedanych towarów i usług - ujmuje wartość sprzedaży towarów handlowych i usług

• Kolumna 8 - Pozostałe przychody - ujmuje wartość pozostałych przychodów np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku

• Kolumna 9 - Razem przychód - suma przychodów z kolumn 7 i 8

• Kolumna 10 - Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu - ujmuje zakupy związane z zakupem materiałów i towarów handlowych według cen zakupu. 

• Kolumna 11 - Koszty uboczne zakupu - przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu

• Kolumna 12 - Wynagrodzenia w gotówce i w naturze - przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wpisu dokonuje się: 

• na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie, 

• na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. 

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło. 

• Kolumna 13 - Pozostałe wydatki - ujmuje pozostałe koszty uzyskania przychodu, czyli te nie wymienione w kolumnach 10 - 12. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: 

• czynsz za lokal, 

• opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., 

• opłatę za telefon, 

• zakup paliw, 

• wydatki dotyczące remontów, 

• amortyzację środków trwałych, 

• składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, 

• składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, 

• wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.

• Kolumna 14 - razem wydatki - suma wydatków z kolumn 12 i 13

• Kolumna 15 - jest to wolna kolumna, w której można ująć inne zaszłości gospodarcze nie przyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

• Kolumna 16 - Koszty działalności badawczo -rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym (opis kosztu i wartość) - przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej, niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

• Kolumna 17 - Uwagi - przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane

Zapisy w kolumnach KPiR - co dalej?

Po zakończeniu miesiąca i uzupełnieniu Księgi Przychodów i Rozchodów należy ją podsumować. Każdą z kolumn należy podkreślić i wyliczyć ich sumy poprzez dodanie poszczególnych wierszy w miesiącu. Warto jest również od razu podsumować rok, od jego początku do miesiąca bieżącego. W przypadku nie wykonywania tej czynności należy po zakończeniu roku podatkowego na oddzielnej stronie sporządzić zestawienie roczne. 

Czy zapisy w kolumnach KPiR mogą służyć do ustalenia dochodu?

Księga Przychodów i Rozchodów pełni funkcję informacyjną, a co za tym idzie zapisy w kolumnach KPiR mogą służyć do określenia zobowiązania podatkowego, a także na ich podstawie można wyciągnąć wnioski o prowadzonej działalności. 

Aby określić dochód pod koniec roku podatkowego na podstawie zapisów w KPiR należy ustalić osiągnięty przychód, czyli podsumować kolumnę 9. Od tej kwoty odejmuje się wartość kosztów uzyskania przychodu, a jest nimi suma wartości spisu z natury na początku roku podatkowego oraz wartości kolumn 10 i 11, pomniejszona o wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego. Następnie wynik ten należy pomniejszyć o wydatki ujęte w kolumnie 14.