Księga Przychodów i Rozchodów to sposób ewidencji księgowej, do której zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący tzw. księgowość uproszczoną. W artykule opisujemy w jaki sposób powinno odbywać się poprawianie błędnych zapisów w KPiR.
Jak prowadzić KPiR?
W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów można znaleźć informację jak powinna wyglądać Księga Przychodów i Rozchodów. KPiR można prowadzić zarówno w sposób elektroniczny, jak i papierowy. Ma ona jednak określony format i zasady ewidencji. Ważne jest, aby była rzetelna i niewadliwa. Z kolei zapisy wykonuje się w języku polskim i w polskiej walucie.
Księgę uznaje się nierzetelną w sytuacji niewpisania lub błędnego wpisania kwoty przychodu przekraczającą łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy.
Prowadzenie KPiR jest możliwe jedynie gdy przychód netto w roku podatkowym nie przekracza 2 000 000 euro (w 2021 roku jest to 9 030 600 złotych). Zgodnie z art. 24a ust. 4 ustawy o PIT po osiągnięciu tego limitu nastaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i pełnej księgowości.
Poprawianie błędnych zapisów w KPiR
Większość przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie KPiR w sposób elektroniczny dzięki czemu niwelują ilość błędów takich jak np. zapis w złej kolumnie. Niemniej popełnione błędy mogą spowodować, że księga będzie nierzetelna i wadliwa, a przedsiębiorca może opłacać niewłaściwą kwotę podatku.
Poprawianie błędnych zapisów w KPiR może odbywać się w dwóch formach:
-
poprzez skreślenie treści błędnego zapisu i wpisanie nowego, poprawnego
-
poprzez wpisanie brakujących dowodów bądź dowodów zawierających korekty błędnych zapisów
Poprawianie błędnych zapisów w KPiR powinno odbyć się w terminie jak najszybszym po znalezieniu błędu. W przypadku gdy okres w którym popełniono błąd nie jest jeszcze podatkowo rozliczony, można dokonać zmian. Sytuacja może się nieco bardziej skomplikować, jeśli błąd jest znaleziony, gdy okres jest już rozliczony. Wtedy należy nie tylko poprawić błąd w KPiR, ale także wysłać korektę JPK V7 do urzędu.
Poprawianie błędnych zapisów w KPiR - w jaki sposób? ?
Poprawianie błędnych zapisów w KPiR jest zależne od przyczyny dokonywania korekty. Przedsiębiorca powinien najpierw określić czy jest to:
-
błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka
-
inny powód, np. zwrot towaru lub udzielony rabat
Jeśli powodem złego zapisu jest błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka korekta powinna być wprowadzona pod datą wydarzenia pierwotnego, czyli należy cofnąć się do okresu, w którym był zaksięgowany dokument pierwotny.
Jeśli wymagane jest poprawienie błędnych zapisów w KPiR z innego powodu niż błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka, czyli np zwrócono towar, otrzymano rabat, to faktura korygująca powinna być zaksięgowana w dacie jej wystawienia.
Przykład.1
Pan Jan przeglądając KPiR znalazł błąd w zaksiegowaniu jednej faktury z poprzedniego miesiąca. Zamiast kwoty 1000 zł została wpisana kwota 100 zł. Jak powinno wyglądać poprawianie błędnych zapisów w KPiR w przypadku pana Jana?
W księdze pana Jana błąd jest spowodowany oczywistą pomyłką, czyli zaksięgowanie błędnej kwoty . W związku z tym powinien skorygować błąd zgodnie z datą wystawienia faktury. Ma on dwie możliwości zależne od tego czy okres, w którym dokument był wystawiony jest rozliczony czy też nie.
Jeśli okres nie jest rozliczony to wystarczy wprowadzić zmiany do tego wpisu. Jednak jeśli okres jest rozliczony to należy do niego wrócić następnie zmienić zapis na poprawny. Pan Jan powinien także pamiętać o wysłaniu korekty JPK V7 do urzędu.
Przykład 2.
Pani Anna sprzedała w marcu 100 koszulek. W maju tego samego roku kontrahent zwrócił 10 koszulek. Jaki dokument Pani Anna powinna wystawić i jak go zaksięgować? ?
Pani Anna powinna wystawić fakturę korygującą na 10 koszulek. Zarówno data wystawienia faktury, jak i data ewidencji w KPiR powinny być ujęte pod datą bieżącą, czyli w maju.
Dlaczego poprawianie błędnych zapisów w KPiR jest ważne?
W razie wykrycia błędów w zapisach w Księdze Przychodów i Rozchodów firma może być obciążona odsetkami w związku z opóźnieniem płatności podatku (jeśli zapłacono za mało podatku) oraz mandatem.
Zgodnie z Kodeksem karnym:
“Art. 303. § 1.Kto wyrządza szkodę majątkową osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
§ 2. Jeżeli sprawca przestępstwa określonego w § 1 wyrządza znaczną szkodę majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.
§ 3. W wypadku mniejszej wagi, sprawca przestępstwa określonego w § 1 podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.”
Jeśli poprawianie błędnych zapisów w KPiR wiąże się również z wysłanie korekty do urzędu warto dołączyć pismo stanowiące tzw. czynny żal, czyli oświadczenie o popełnieniu czynu zabronionego
