Prowadząc działalność gospodarczą ważne jest, aby prawidłowo dokumentować zdarzenia. Do tego celu stosuje się dowody księgowe, które są potwierdzeniem przeprowadzonych zdarzeń gospodarczych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej na temat dowód księgowych w księgach rachunkowych!

Dowody księgowe - charakterystyka

Dowody księgowe, inaczej dowody źródłowe zgodnie z art. 20 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości powinny być:

  • wolne od błędów rachunkowych

  • rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej

  • kompleksowe, czyli powinny zawierać dane określone w wyżej wymienionej ustawie, a są to:

    • rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny

    • strony operacji gospodarczej (nazwy, adresy)

    • opis operacji wraz z jej wartością

    • datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu w sytuacji, gdy są to inne daty

    • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

    • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Ważne!
Zgodnie z art. 20 ust. 4 Ustawy o Rachunkowości:
“W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności”

Dowody księgowe - co może nimi być?

Polecamy

Według Ustawy o rachunkowości dowodami księgowymi mogą być dokumenty, które zawierają co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych

  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu

  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ważne!
W związku z tym, że Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w polskiej walucie, dowody księgowe powinny zawierać przeliczenie na walutę polską według kursu podanego przez Narodowy bank Polski w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. 

Dowody księgowe - klasyfikacja

Dowody księgowe można kwalifikować według:

  • podstawy sporządzenia

  • jednostek sporządzających

    • własne (wystawione przez naszą jednostkę, np faktura sprzedaży towaru lub usługi)

    • obce (wystawione przez inne jednostki, np. faktura zakupu towaru lub usług)

  • rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej

    • pierwotne (źródłowe, czyli ewidencjonujące pierwszy raz daną transakcję gospodarczą)

    • wtórne (czyli takie, które są wystawione do dowodów pierwotnych, np raport kasowy

  •  ich przeznaczenia

    • dowody księgowe wewnętrzne (sporządzane na własne potrzeby)

    • dowody księgowe zewnętrzne (sporządzane dla innych jednostek)

Dowody księgowe - przechowywanie

Dowody księgowe są również dowodami podatkowymi. Powinny one być przechowywane przez okres przynajmniej pięciu lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zdarzenia gospodarcze udokumentowane na dowodach księgowych miały miejsce. Termin liczony jest od daty płatności podatku, którą wyznacza ostateczny termin złożenia zeznania rocznego PIT.