Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą uzyskują przychody, ale także ponoszą koszty związane z jej prowadzeniem. Aby obliczyć dochód firmy w roku podatkowym od przychodów odejmuje się koszty uzyskania przychodów. Czym one są i co się do nich zalicza?
Kto może odliczyć koszty uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów mogą odliczać podatnicy, którzy wybrali formę opodatkowania jako: podatek liniowy lub zasady ogólne, niezależnie od tego czy prowadzą księgowość na podstawie Ksiąg rachunkowych czy Księgi przychodów i rozchodów.
Czym są koszty uzyskania przychodów?
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, czyli w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Zatem koszty uzyskania przychodów to wydatki, które są związane w uzyskiwanym przychodem.
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zajmuje się copywritingiem. Korzysta z usług biura rachunkowego, do którego przesłał dokumenty księgowe dokumentujące poniesione wydatki takie jak: zakup papieru na ulotki, czynsz za wynajem biura, opłata za internet i telefon, zakup nowego laptopa, zakup smartwatcha, zakup herbaty i kawy do biura na spotkania z kontrahentami, zakup innych artykułów spożywczych m.in. chleba i wędlin oraz zakup garnituru na spotkania biznesowe. Które z tych wydatków można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Do kosztów uzyskania przychodów pan Jan może zaliczyć: zakup papieru na ulotki, czynsz za wynajem biura, opłata za internet i telefon, zakup nowego laptopa (zakładając, że laptop będzie wykorzystywany przez pana Jana w celach związanych z działalnością), zakup herbaty i kawy do biura na rzecz kontrahentów.
Do kosztów uzyskania przychodów pan Jan nie może zaliczyć: zakup smartwatcha, zakup innych artykułów spożywczych m.in. chleba i wędlin, zakup garnituru na spotkania biznesowe. Nie są to koszty bezpośrednio związane z uzyskiwaniem przychodu przez pana Jana. Smartwatch oraz artykuły spożywcze mają charakter prywatny, podobnie sprawa ma się do garnituru, wyjątkiem byłaby sytuacja oznaczenia garnituru znakami firmowymi, wówczas wydatek mógłby być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Bezpośrednie i pośrednie koszty
Koszty możemy podzielić na dwa rodzaje: koszty bezpośrednie, czyli te których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie przychodu i pośrednie, czyli inne niż te bezpośrednio z nimi związane, które nie mają bezpośredniego wpływu na osiągnięte przychody, są bardziej związane z całokształtem działalności podatnika. Przedsiębiorca przy każdej transakcji powinien dokonać decyzji jaki koszt poniósł.
| Przykładowe koszty bezpośrednie | Przykładowe koszty bezpośrednie |
|
|
Przykład 2.
W firmie X zajmującej się produkcją i sprzedażą dań gotowych w marcu 2021 roku poniesiono takie koszty jak: zakup materiałów, półproduktów, wynagrodzenie pracowników produkcji, wynagrodzenie księgowej, czynsz za halę i biuro, media. Korzystano również z porad doradcy podatkowego i wyremontowano biuro wraz z zakupem nowych krzeseł oraz naprawiono jedną z maszyn niezbędnych do produkcji jednego z produktów. Które z tych kosztów będą kosztami pośrednimi, a które bezpośrednimi?
Do kosztów bezpośrednich powinno się zaliczyć: zakup materiałów i półproduktów, wynagrodzenie pracowników produkcji, naprawa jednej z maszyn.
Do kosztów pośrednich powinno się zaliczyć: wynagrodzenie księgowej, czynsz za halę i biuro, media, porady doradcy podatkowego i remont biura wraz z zakupem nowych krzeseł.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów należy udokumentować za pomocą dokumentów księgowych. Ich definicję można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym aktem prawnym podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
“1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub
3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.”
