Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody z działalności to kwoty należne z tytułu sprzedaży dóbr, towarów i usług pomniejszone o należny podatek od towarów i usług, niezależnie od tego czy zostały już faktycznie otrzymane czy też nie.  W tym artykule opisujemy jak powinno wyglądać ewidencjonowanie przychodów w KPiR, czyli w Księdze Przychodów i Rozchodów!

Jakie przychody mogą być ewidencjonowane w KPIR?

W księdze przychodów i rozchodów możliwe jest ewidencjonowanie przychodów podstawowych oraz pozostałych. Przychody podstawowe to te ze sprzedaży towarów lub usług wiążących się z podstawowym celem działalności, który został określony w składanym wniosku rejestracyjnym CEIDG-1, gdzie podaje się kody PKD, czyli kody Polskiej Klasyfikacji Działalności. Pozostałe przychody to takie, które wiążą się z prowadzoną działalnością, ale nie są jej głównym punktem. Zaliczamy do nich:

  • przychody z odsetek bankowych

  • naliczone i otrzymane odsetki od kontrahentów (np. z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań)

  • dodatnie różnice kursowe

  • przychody związane ze zbyciem składnika majątku (np. sprzedaż środka trwałego)

  • przychody z najmu i dzierżawy składników majątku firmy, jeśli nie jest to główny aspekt działania danej firmy)

  • odszkodowania za szkody związane ze składnikami majątku

Ważne!
Jeżeli przedsiębiorca w trakcie prowadzenia działalności otrzyma propozycję wykonania działań, których jego PKD nie obejmuje, powinien najpierw rozszerzyć zakres prowadzonej działalności, o kolejne numery PKD. Może tego dokonać poprzez aktualizację wniosku CEIDG-1 w punkcie 06.2. Jednak gdyby tego nie uczynił to nie zwalnia go to z wykazania uzyskanego przychodu z tytułu danej czynności w KPiR, pomimo że nie była ona ujęta zakresem PKD działalności.

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR - w jaki sposób?

Polecamy

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR powinno przebiegać zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług powinny być dokumentowane na podstawie wystawionych faktur lub na podstawie wystawionego pod koniec dnia dowodu wewnętrznego (DW) - w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami. W takiej sytuacji w jednej kwocie powinno się wykazać przychody za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ewidencjonowanie przychodów w KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. 

Ważne!
Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (w zależności od dokonanego wyboru), skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu np. ewidencja zwrotów lub oczywistych omyłek.

Jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego „zestawieniem sprzedaży”. Zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej następujące dane: 

  • datę i kolejny numer zestawienia; 

  • numery od–do faktur objętych zestawieniem;

  • sumę zbiorczą tych faktur; 

  • podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Podatnicy mogą także dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Ważne!
Podatnicy ewidencjonujący sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie tych sprzedaży. Są oni obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe ewidencjonowanie przychodów w KPIR jest dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji lub danych wynikających z zestawienia przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Termin ten wiąże się z koniecznością zapłaty zaliczki za dany okres rozliczeniowy a także jest dniem, do którego przedsiębiorca prowadzący zapisy w programie komputerowym powinien wydrukować księgę za dany miesiąc.

Ważne!
Zgodnie z rozporządzeniem o księdze przychodów i rozchodów księgę uznaje się nierzetelną w sytuacji niewpisania lub błędnego wpisania kwoty przychodu przekraczającą łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy

Moment ujęcia przychodu w KPiR

Oprócz terminów zapisów podatnik powinien dużą uwagę przywiązać do daty pod jaką dane zdarzenie zapisuje w KPiR. Biorąc pod uwagę przychody - jest to moment powstania przychodu. Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód z działalności powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż w dniu:

  • wystawienia faktury albo

  • uregulowania należności.

Oznacza to, że ewidencjonowanie przychodów w KPIR powinno nastąpić w dacie pierwszej spośród: daty wystawienia faktury lub daty sprzedaży. Jeśli przedsiębiorca pobiera zaliczki, zadatki i przedpłaty ma on obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, która rodzi obowiązek podatkowy z tytułu VAT i podlega jedynie ewidencji VAT. W KPiR ujmuje się fakturę końcową, ale jedynie w pełnej wartości netto.

Przykład 1.

Pani Anna prowadzi jednoosobowa działalność gospodarczą. W dniu 1 kwietnia 2021 roku sprzedała towar. Fakturę przychodową wystawiła dopiero 3 kwietnia 2021 roku. Z jaką datą należy ująć przychód w KPiR?

Pierwszą datą jest data sprzedaży, czyli 1 kwietnia 2021 roku i to wtedy należy ująć przychód w KPiR.

Przykład 2.

Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. 1 kwietnia 2021 roku rozpoczął wykonywanie usługi trwającej do 30 kwietnia. Wartość usługi wynosiła 1230 zł ( 1000 zł netto + 230 zł VAT). 1 kwietnia wystawił on fakturę zaliczkową na połowę wartości tej usługi, czyli 615 zł (500 zł netto i 115 zł VAT), którą również tego dnia otrzymał. Fakturę końcową na resztę wartości wystawił 1 maja 2021 roku, czyli po zakończenia usługi (zakończenie usługi miało miejsce 30 kwietnia). Jak powinien ująć taką sprzedaż w KPiR?

Pan Adam księguje fakturę zaliczkową jedynie w rejestrze VAT wartość zaliczki tj. 500 zł netto, 115 zł VAT oraz 615 zł brutto. Fakturę końcową księguje z datą 1 maja 2021 roku w wartości 1000 zł do KPiR i do rejestru VAT w kwocie pozostałej do zapłaty tj. 500 zł netto, 115 zł VAT oraz 615 zł brutto.

Ewidencjonowanie przychodów w kpir a dowody księgowe

Ewidencjonowanie przychodów w KPiR dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, którymi są: 

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
d) podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3) inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.