Koszty uzyskania przychodów to takie, które przedsiębiorca musi ponieść, aby osiągnąć przychód bądź zabezpieczyć lub zachować źródło przychodów. Szczególnie ważne jest, aby ujmować je w odpowiednich datach, co nie zawsze jest takie proste i oczywiste. W artykule opisujemy m.in. kiedy ponosi się koszty uzyskania przychodów!
Kiedy ponosi się koszty uzyskania przychodów?
Dla przedsiębiorców prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów koszty uzyskania przychodów z zasady ponoszone są w dniu wystawienia faktury bądź innego dowodu księgowego. Jednak warto zwrócić uwagę na obraną metodę ewidencji kosztów, ponieważ może ona sprawić, że koszt będzie ewidencjonowany w innym terminie. Rozróżniamy dwie metody: memoriałową oraz uproszczoną (inaczej kasową).
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Koszty uzyskania przychodów a metoda memoriałowa
Koszty bezpośrednie to takie, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie przychodów. Może to być np. zakupy towarów handlowych. Ewidencjonuje je się w okresie, w którym osiągnięte odpowiadające im przychody.
Koszty pośrednie to takie, których poniesienie nie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie przychodów, jak np. opłata za media bądź czynsz. Te koszty księguje się zgodnie z datą na dokumencie księgowym. Wyjątkiem są koszty poniesione na przełomie roku, wówczas koszt należy podzielić na okresy, których dotyczy.
Przykład 1.
Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą i zajmuje się sprzedażą długopisów. W lutym otrzymał 2 faktury. Pierwsza była za internet za okres od 1 stycznia 2021 roku do 28 lutego 2021 roku, a data jej wydania to 1 luty 2021 roku. Druga faktura była za wynajem lokalu, w którym odbywa się sprzedaż, w okresie od 1 grudnia 2020 roku do 28 lutego 2021 roku. Data wystawienia to również 1 luty 2021 rok. Kiedy pan Jan powinien ewidencjonować faktury?
Obie faktury są wydatkami na koszty pośrednie.
Pierwsza z nich, za internet, odnosi się do dwóch miesięcy w tym samym roku obrotowym. W związku z tym powinna ona być zaksięgowana w dniu wystawienia faktury, czyli 1 lutego 2021 roku.
Druga faktura (za czynsz) dotyczy jednego miesiąca 2020 roku i dwóch miesięcy 2021 roku. W związku z tym, że są to usługi na przełomie roku koszty należy rozdzielić pomiędzy nimi proporcjonalnie do liczby dni. Usługa liczyła 90 dni łącznie, część kwoty za 31 dni (grudzień) należy ująć w grudniu 2020 roku, a resztę za 59 dni (stycznia i lutego) należy zaksięgować zgodnie z datą wystawienia faktury, czyli 1 lutego 2021 roku.
Koszty uzyskania przychodów a metoda kasowa
Metoda uproszczona, czyli inaczej metoda kasowa, polega na tym, że koszty uzyskania przychodów księguje się zgodnie z datą wystawienia faktury, niezależnie od tego jakiego okresu dotyczą. Nie ma tutaj również znaczenia podział na koszty bezpośrednie i pośrednie.
Przykład 2.
Pani Anna prowadzi działalność gospodarczą i jest krawcową. Koszty ujmuje metoda kasową. Otrzymała 3 faktury: pierwsza za nici, jej data wystawienia to 1 marca 2021 roku, druga za czynsz w wynajmowanym pomieszczeniu w okresie od 1 grudnia 2020 roku do 28 lutego 2021 roku. Data wystawienia faktury to 1 luty 2021 roku. Trzecia faktura dotyczy opłat za telefon w okresie 1 stycznia 2020 roku do 31 marca 2021 roku. Jej data wystawienia to 1 marzec 2021 roku. Kiedy pani Anna powinna zaksięgować faktury?
Pani Anna prowadząc księgowość metodą kasową ewidencjonuje faktury zgodnie z ich datą wystawienia. Nie rozdziela ona również kosztów na bezpośrednie i pośrednie. Czyli pierwsza fakturę księguje z dniem 1 marca 2021 roku, drugą 1 lutego 2021 roku, a trzecią 1 marca 2021 roku.
| Koszty uzyskania przychodów | |||
| metoda memoriałowa | metoda kasowa (uproszczona) | ||
| koszty bezpośrednie | koszty pośrednie | ||
| Co podlega księgowaniu? | koszty związane bezpośrednio z przychodem | inne koszty niż te bezpośrednio związane z przychodem | Wszystkie koszty uzyskania przychodów |
| Sposób ujęcia | Ewidencja kosztów zgodnie z okresem, którego dotyczą | Ewidencja kosztów zgodnie z datą wystawienia dokumentu księgowego lub zgodnie z okresem, którego dotyczą jeśli jest to okres na przełomie roku (np. od grudnia do lutego) | Ewidencja kosztów zgodnie z datą wystawienia dokumentu |
Wybór metody ewidencji kosztów
Przedsiębiorca sam może wybrać sposób ewidencji kosztów. Ważne jest jednak, aby była to decyzja świadoma, gdyż po wyborze należy stosować ją przez cały rok podatkowy.
Zmiana metody rozliczania kosztów nie może mieć miejsca w trakcie roku podatkowego. Zmiany można dokonać na początku każdego roku podatkowego.
