Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorca dokonuje wielu zakupów. Poza usługami, towarami i materiałami do dalszej obróbki bądź odsprzedaży może kupić także środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. W tym artykule wyjaśniamy czym jest Ewidencja Środków Trwałych, jakie składniki majątku w niej ewidencjonować i kto ma obowiązek jej prowadzenia. 

Czym jest Ewidencja środków trwałych?

Zgodnie z art. 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy prowadzący księgowość w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów mają obowiązek prowadzenia również Ewidencji Środków trwałych. Na tych podatnikach, który rozliczają się w oparciu o Ewidencję przychodów, również spoczywa taki obowiązek.. Należy ujmować w niej środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne. 

Ważne!
Zgodnie z art. 22n ust. 6. Ustawy o PIT: :
“W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.”

Środki trwałe a ewidencja środków trwałych - co kwalifikujemy?

Jako środki trwałe uznaje się z zasady budynki, budowle, lokale własnościowe, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty, o ile spełniają takie warunki jak:

  • mają przewidywany okres użyteczności dłuższy niż rok

  • są kompletne i zdatne do użytku

  • są przeznaczone na potrzeby działalności gospodarczej, czyli używane przez podatnika lub oddane do użytku na podstawie najmu, dzierżawy bądź innej umowy

Wartością początkową środka trwałego jest cena zakupu powiększona o koszty uzyskania danego środka. Takimi kosztami mogą być np.:

  • koszty transportu, wyładunku, załadunku, 

  • koszty instalacji, montażu

  • opłaty skarbowe, notarialne i inne

  • odsetki, prowizje

pomniejszone o VAT należny w przypadku, gdy podatek ten ulega odliczeniu. 

Lub w przypadku, gdy podatnik sam wytwarza środek trwały to wartością początkową będzie suma kosztów poniesionych w celu wytworzenia środka trwałego.

Jeśli środek trwały został nabyty w drodze darowizny, spadku lub w inny nieodpłatny sposób to wartość początkową ustala się według wartości rynkowej.

Ważne!
Zgodnie z art. 22d. 1.Ustawy o PIT jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza 10 tys. zł. to podatnik może ująć zakup środka trwałego jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do używania zamiast uwzględniania w kosztach na podstawie odpisów amortyzacyjnych.

Czym są wartości niematerialne i prawne?

Wartości niematerialne i prawne to składniki majątku, do których można zaliczyć m. in. autorskie prawa majątkowe, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patenty, znaki towarowe oraz w określonych okolicznościach wartość firmy. 

Ważne!

Wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych ustala się tak jak dla środków trwałych czyli przez:

  • cenę nabycia lub

  • aktualną cenę rynkową lub

  • w przypadku nabycia w formie wkładu niepieniężnego - wartość tego składnika zadeklarowana w umowie spółki, ale nie przekraczająca wartości rynkowej

Jak prowadzić Ewidencję środków trwałych?

To jak ma wyglądać Ewidencja środków trwałych jest opisane w art. 22n. 1. Ustawy o PIT. Ustawodawca nie podał jednak określonego wzoru jak ma wyglądać bądź w jaki sposób powinna być prowadzona: papierowo czy elektronicznie. Wymienione są informacje, które powinna zawierać:

“1) liczbę porządkową; 

2) datę nabycia; 

3) datę przyjęcia do używania; 

4) określenie dokumentu stwierdzającego nabycie; 

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; 

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych; 

7) wartość początkową; 

8) stawkę amortyzacyjną; 

9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony; 

10) zaktualizowaną wartość początkową; 

11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych; 

12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową; 

13) datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.”

Ważne!
Zapisy w omawianej ewidencji powinny nastąpić najpóźniej w miesiącu, w którym środek trwały bądź wartość niematerialna i prawna jest przekazana do użytkowania.