shutterstock_1516642Obecny szeroki dostęp do elektronicznych środków komunikacji przyczynia się w dużym stopniu do usprawnienia pracy każdego człowieka, w szczególności osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Coraz częściej zamiast przesyłać faktury pocztą tradycyjną, przedsiębiorcy skanują wystawione dokumenty, a następnie przekazują odbiorcy drogą elektroniczną - przez e-mail. Ten sposób nie tylko pozwala oszczędzić czas, którego zawsze jest za mało, ale także pieniądze przeznaczane na przesyłki listowne. jednak pojawia się wątpliwość, czy wskazane działanie jest zgodne z przepisami oraz, czy nabywca ma prawo odliczyć podatek VAT wykazany na takiej fakturze?

Wystawianie faktur w formie tradycyjnej nie oznacza, że przekazanie jej kontrahentowi także powinno się odbyć tą drogą. Wysłanie odbiorcy wiadomości e-mail z załączonym skanem papierowej faktury jest stanem pośrednim pomiędzy pocztą tradycyjną a przesyłaniem faktur elektronicznych. Wymagane jest jednak, aby skanowanie zostało przeprowadzone do formatu, który uniemożliwi modyfikację danych na dokumencie, np. PDF.

Przedsiębiorca nie musi nigdzie zgłaszać swojej decyzji dotyczącej wyboru elektronicznej formy dostarczania faktur. Wystarczy jedynie porozumienie z kontrahentem oraz wyrażenie przez niego zgody na taki sposób przekazywania dokumentacji. Jednak w dalszym ciągu wymagane jest potwierdzenie otrzymania faktury, przy czym według obecnych przepisów dotyczących przesyłania faktur elektronicznych zastosowanie ma tu zgoda domniemana, czyli brak sprzeciwu oznacza zgodę.

Przesyłanie faktury drogą elektroniczną, tak samo jak w przypadku poczty tradycyjnej, wymaga od podatnika zapewnienie ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Dodatkowy warunek do spełnienia stanowi wystawianie faktur zgodnie z przepisami Ustawy o VAT zwracając szczególną uwagę na zmiany wchodzące w życie z początkiem roku 2014. Przy spełnieniu określonych wymogów dokumenty przesłane kontrahentowi w postaci skanu drogą e-mailową są pełnoprawnymi fakturami VAT, które ujmuje się w ewidencji sprzedaży VAT oraz na podstawie których kontrahenci posiadają prawo do odliczenia podatku od towarów i usług.

W  interpretacji indywidualnej wydanej dnia 26 marca 2013 roku IPTPP4/443-863/12-4/BM organ skarbowy stwierdził: “(...)Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e-mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną e-mail, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.(...)”.