iStock_000019668860SmallWorkflow (z ang.) oznacza przepływ pracy. Jest to automatyzacja procesów biznesowych, w całości albo w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania przekazywane są od jednej osoby do następnej, zgodnie z odpowiednimi procedurami zarządczymi.

Słowa „workflow” używa się w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza wspomagającego pracę grupową. Ma ono wielkie znaczenie dla przedsiębiorstw, które chcą monitorować kierunki swoich działań oraz przyspieszyć i usprawnić pracę w wybranych działach. Program taki umożliwia:

  • porządkowanie dokumentów,
  • prowadzenie efektywnej pracy grupowej,
  • tworzenie historii dokumentu,
  • raportowanie postępu prac w obiegu,
  • obsługę faksów, zeskanowanej poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej według zdefiniowanych wcześniej procedur,
  • obsługę formularzy, faktur elektronicznych lub faktur skanowanych,
  • tworzenie harmonogramów obiegu dokumentów,
  • elastyczną obsługę procesów przepływu dokumentów oraz informacji miedzy działami i jednostkami,
  • udostępnianie, indeksowanie, gromadzenie oraz wyszukiwanie wszelkiego rodzaju dokumentów, tworzonych w działalnościach gospodarczych lub też przychodzących do niej z zewnątrz.

W jaki sposób korzystać z workflow?
Oprogramowanie typu workflow skierowane jest do klientów zarówno z sektora finansowego, jak i z obszaru średniej i małej przedsiębiorczości. Program bazuje na przeglądarce www. Udostępniany jest na zasadzie Software as a Service – oprogramowanie jako usługa. Nie instaluje się go na dysku twardym komputera, a jedynie zakupuje dostęp do aplikacji internetowej. Po zarejestrowaniu się na portalu, można w korzystać z jego funkcjonalności.