Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona forma ewidencji księgowej, w której zawiera się informacje o dokonanej sprzedaży oraz poniesionych kosztach. Charakteryzuje się również określonymi zasadami prowadzenia. Przeczytaj i dowiedz się, jak prawidłowo prowadzić KPiR!

KPiR – sposób prowadzenia

Każdy podatnik mający obowiązek prowadzenia KPiR musi robić to w sposób rzetelny i niewadliwy. W myśl rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niewadliwa księga jest zgodna z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru. Natomiast rzetelna, kiedy dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty oraz:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub
  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi
  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny
  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada odpowiednie dowody.

KPiR – dokonywanie zapisów

Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny być dokonywane w języku polskim oraz w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały w oparciu o rzetelne dowody takie jak

  • faktury,
  • faktury VAT RR,
  • rachunki
  • dokumenty celne
  • dowody księgowe
  • dokumenty wystawiane na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym

Błędy w zapisach poprawia się poprzez skreślenie z podpisem i datą lub wprowadzenie zaległego dokumentu bądź dokumentu korygującego.W przypadku zapisów zmniejszających przychód lub koszt należy ująć kwotę ze znakiem minus albo w kolorze czerwonym zgodnie z rozporządzeniem.

Miejsce przechowywania KPiR

Obowiązkiem podatnika jest zbroszurowanie i ponumerowanie księgi. Wszystkie dowody księgowe oraz sama księga powinny być przechowywane na stałe w miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu wskazanym jako siedziba firmy. Wyjątek stanowi prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe. Wtedy w miejscu prowadzenia działalności należy prowadzić ewidencję sprzedaży lub posiadać kasę rejestrującą, a księgę przekazać biuru. Jeśli jest to przedsiębiorstwo wielozakładowe to KPiR powinna znajdować się w głównej siedzibie, a w pozostałych być prowadzona przynajmniej ewidencja sprzedaży. U podatników prowadzących handel obnośny i obwoźny księga musi znajdować się w siedzibie firmy podobnie jak ewidencja sprzedaży o ile jest prowadzona.

Dokonując przesunięć materiałów lub towarów między zakładami jednego właściciela należy pamiętać o sporządzeniu dowodów wewnętrznych dokumentujących zdarzenie.

KPiR należy przechowywać co do zasady przez minimum przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.