Każdy chlebodawca jest zobligowany naliczać oraz wypłacać pracownikowi wynagrodzenia za dokonaną pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. W tym celu chlebodawca musi tworzyć listę płac, czyli dokument księgowy poświadczający naliczenie zarobków pracowników wspólnie ze wszelkimi obowiązującymi składkami finansowymi. Prawidłowo zrobiona lista płac jest bazą wypisywania deklaracji do ZUS oraz do Urzędu Skarbowego. Listę płac należy sporządzać na podstawie innych druków, na przykład: umowa o pracę, dokument ewidencjonowania czasu pracy, dane o przydzielonych składnikach dodatkowych. Poprawnie zrobiona lista płac powinna mieścić nazwę pracodawcy, miesiąc i rok, którego dotyczy, dokładną datę wypłacenia pensji, nazwę lub oznaczenie listy płac, datę oraz podpis pracownika jeżeli honorarium jest wypłacane gotówką, wszystkie składniki pensji, naliczenia składek oraz podatku i wszelkie potrącenia. Najlepiej jest, żeby w listach płac zamieszczać jedynie sumę wynagrodzenia w kwocie brutto. Powinno się nie zapominać, że błędem jest rozliczanie umów cywilnoprawnych na listach płac. Umowy cywilnoprawne prawidłowo powinny być rozliczane na indywidualnej liście wypłat.