shutterstock_49590595Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży artykułów spożywczych, czasami korzysta z okazji zaopatrzenia się w towary handlowe na targowiskach. Bardzo często w takich miejscach ceny np. owoców i warzyw są niskie, a jakość wysoka. Jednak zakup od sprzedawcy na targu może wiązać się z brakiem możliwości wystawienia faktury lub rachunku potwierdzającego dany wydatek. Jak zatem udokumentować taką transakcję oraz prawidłowo zewidencjonować ją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Co do zasady podstawą księgowania wydatku związanego z prowadzoną działalnością do kosztów uzyskania przychodu w KPiR są faktury lub rachunki. Jednak przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidują także inne dowody księgowe stwierdzające fakt dokonania transakcji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (par. 12 ust. 3 rozporządzenia).

Umowa kupna towaru handlowego

W celu właściwego potwierdzenia dokonanej transakcji zakupu na targowisku należy sporządzić umowę kupna towaru handlowego. Na podstawie takie umowy nabywca wystawia dowód wewnętrzny, który jest podstawą ewidencji wydatku w KPiR. Co istotne, powinna zawierać wszystkie wspomniane powyżej elementy określone przez rozporządzenie.

Na udokumentowanie zapisów w KPiR, dotyczących niektórych wydatków, mogą być sporządzone dowody wewnętrzne zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Przy transakcji zakupu powinny określać - nazwę towaru, ilość oraz cenę jednostkową i wartość sprzedaży, a w pozostałych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość wydatku.

Dowody, o których mowa powyżej mogą dotyczyć m.in.:

  • zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
  • zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

Zatem zgodnie z powyższymi rozważaniami, w przypadku braku możliwości wystawienia przez sprzedawce na targowisku faktury lub rachunku, dokumentem potwierdzającym zakup towarów będzie prawidłowo sporządzona umowa kupna towaru handlowego. Posiadając taki dowód poniesionego wydatku nabywca wystawia dowód wewnętrzny, który stanowi podstawę do dokonania zapisu do księgi przychodów i rozchodów.