Ustawa o podatku VAT zawiera szczegółowe regulacje dotyczące zasad wystawiania faktur. Przepisy określają jednoznacznie czym jest dokument - faktura oraz jakie dane powinien zawierać. W myśl obowiązujących przepisów dokument, który nie zawiera wszystkich danych określonych ustawą (np. brak numeru NIP) fakturą nie jest.

Elementy składowe faktury

Według art. 106e ust. 1 ustawy faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Brak numeru NIP

Jednym z obligatoryjnych elementów faktury jest numer identyfikacji podatkowej (NIP), w związku z czym brak numeru NIP na fakturze co do zasady nie pozwala na dokonanie odliczenia VAT.

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą może wystawić notę korygującą.

Dokument taki powinien zawierać:

  • określenie NOTA KORYGUJĄCA;
  • numer kolejny i datę jej wystawienia;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (datę jej wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Dodatkowo nabywca powinien posiadać akceptację wystawcy faktury (np. podpis). Wówczas pod błędną fakturę należy podpiąć notę korygującą.

Zamiast wystawiania noty korygującej nabywca ma prawo zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej. W takiej sytuacji dokonanie odliczenia podatku VAT nie powinno zostać zakwestionowane przez US w razie kontroli.