Każdy pracodawca jest zobligowany do zachowania dokumentów osobowych pracownika. Obliguje nas do tego kodeks pracy i ustawa o emeryturach i rentach. W przypadku niewłaściwego prowadzenia akt podlegamy odpowiedzialności karnej. Informacje w jaki sposób prowadzić i zbierać dokumentację pracownika definiują przepisy.

Akta osobowe pracownika

Ze względu na rodzaj dokumentów, można podzielić je na 3 grupy, A, B i C. A - Dokumenty związane z staraniem się o pracę Możemy wśród nich wyróżnić:

  • [wypełniony kwestionariusz osobowy zawierający informacje, takie jak: dodatkowe uprawnienia i umiejętności, ukończone kursy i szkolenia, : dane osobowe i kontaktowe, informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym |wypełniony kwestionariusz osobowy z opisanym doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami i szkoleniami, danymi osobowymi, informacjami o dodatkowych uprawnieniach i posiadanych umiejętnościach, danymi kontaktowymi, informacjami o wykształceniu
  • dokumenty będące świadectwem zatrudnienia, okresu trwania zatrudnienia, zajmowanego stanowiska i stosunku do pracy u innego pracodawcy
  • dokumenty certyfikujące posiadane umiejętności potrzebne do wykonywania oferowanej pracy
  • świadectwa ukończenia szkół i uczelni
  • pisemna zgoda lekarza na pracę na określonym stanowisku

B - Umowa o pracę i przebieg zatrudnienia

  • adnotacja o zapoznaniu się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
  • zaświadczenia o szkoleniach bhp;
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile taka sytuacja miała miejsce);
  • dokumenty związane z podwyższaniem kwalifikacji zawodowych;
  • oświadczenia o wymówieniu pracownikowi warunków umowy o pracę albo zmiany tych warunków w innej procedurze;
  • zaświadczenia z Medycyny Pracy otrzymane po okresowych i kontrolnych badaniach;
  • kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

C - Rozwiązanie stosunku pracy Tutaj należy przechowywać wszelkie dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, czyli :

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy,
  • ksero świadectwa pracy, które zostało przekazane pracownikowi,
  • dowód podjęcia czynności w związku z zajęciem honorarium za wykonywaną pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia.
  • Dotyczy to np. żądania wydania świadectwa pracy a także zaświadczeń dotyczących nie wypłacenia osobie zatrudnionej równowartości pieniężnej za urlop wypoczynkowy,
  • umowę o zakazie konkurencji w momencie ustania umowy o pracę, jeżeli podpisanie takiej umowy miało miejsce,
  • zaświadczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych po ustaniu umowy o pracę.

Sposób przechowywania Dokumenty pracownika należy gromadzić w oryginalnej postaci w lokalu zarządu albo w placówce podmiotu gospodarczego. Najlepiej, by bez problemu można było je znaleźć. Dodatkowo musimy chronić je przed tym by nie uszkodziły się lub całkowicie zniszczyły. Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, archiwizuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego umowy o pracę u danego płatnika. Zgodnie z tymi dokumentami ZUS wyznacza podstawę wymiaru do naliczenia emerytury lub renty. Gdy przedsiębiorstwo uległo likwidacji, to powinności w przechowaniu jest wstanie przejąć specjalnie powołane archiwum. Polecamy: Taxi Poznań