Ustawa o podatku od towarów i usług określa obowiązek dokumentowania sprzedaży. W przypadku prowadzenia sklepu stacjonarnego nie mamy żadnych wątpliwości, ponieważ przepisy jasno to określają. W sklepach internetowych sprawa ta nie jest już taka prosta i może przysporzyć przedsiębiorcy wiele trudności.

Zasady ogólne wystawiania faktury i paragonu

Faktura, jak i paragon to podstawowe dokumenty rejestrujące sprzedaż. Dokument bardziej związany ze sprzedażą konsumencką, czyli paragon, jest wystawiany osobie prywatnej, nieprowadzącej działalności gospodarczej, która kupuje towar jedynie na swój użytek. Jeśli zaś chodzi o fakturę, jest ona wystawiana w momencie, kiedy zarówno sprzedawca, jak i odbiorca są przedsiębiorcami. Możliwa jest jeszcze opcja, że odbiorca nie jest płatnikiem VAT, ale wybrał tę formę udokumentowania zakupów. Sprzedaż przez internet stanowi wyjątek od ogólnych przepisów ze względu na jego specyficzny charakter.

Faktura w sklepie internetowym

Przepisy prawa stanowią, że przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż wysyłkową, jest zobowiązany do wystawienia faktury przy każdej transakcji. W momencie, gdy przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku użycia kasy fiskalnej, może wystawiać faktury również w obrocie konsumenckim.

Paragon w e-sklepie

Tak jak zostało wspomniane wyżej, paragon jest wystawiany w momencie, kiedy przedsiębiorca rejestruje transakcje za pomocą kasy fiskalnej. Należy jednak pamiętać, że większość właścicieli sklepów internetowych jest zwolnionych z konieczności używania kasy rejestrującej. E-sprzedawców głównie dotyczy zapis, mówiący o tym, że paragonem nie muszą być udokumentowane czynności, za które zapłacono całość za pośrednictwem poczty, banku czy spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej bezpośrednio na konto podatnika, natomiast z ewidencji wynika dokładnie, czego zapłata dotyczyła. Jeśli klient płaci za zakup za pomocą przelewu, sprzedawca jest zwolniony z konieczności dokumentowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej. Jeśli w momencie, gdy zapłata jest w innej formie, przedsiębiorca ma możliwość korzystania z innej zniżki – jeżeli jego obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie przekroczył w poprzednim roku 20 tys. zł, omija go konieczność wystawiania paragonów. W tym przypadku ważne jest, że niezależnie od zwolnień zawartych w rozporządzeniu, każdy e-sprzedawca jest zobowiązany do rejestrowania zawieranych transakcji.

Termin dokumentowania sprzedaży w przypadku faktury i paragonu

W momencie sprzedaży w sklepie stacjonarnym termin wystawienia faktury czy paragonu jest oczywisty i pokrywa się on momentem dokonania zapłaty i wydaniu rzeczy. Inaczej sprawa wygląda w sprzedaży online. W tym przypadku termin wystawienia dokumentu sprzedaży jest uzależniony od zaksięgowania wpłaty za dokonane zakupy. Trzeba pamiętać, że przy takiej formie sprzedaży często zdarzają się przesyłki za pobraniem. W tej sytuacji terminem udokumentowania sprzedaży będzie doręczenie towaru do nabywcy.