Fotolia_25551073_XSJednym z problemów przedsiębiorców dokonujących transakcji w obrocie gospodarczym jest otrzymywanie faktur zakupowych z często dużym opóźnieniem, kiedy dany okres rozliczeniowy został już zamknięty. Wtedy też najczęstszymi pytaniami jakie sobie zadają podatnicy, są: kiedy ująć dany dokument w kosztach podatkowych oraz – w przypadku duplikatów – pod jaką datą je zaksięgować.

Moment poniesienia kosztu

Jak wynika z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Jest to metoda uproszczona rozliczeń, gdzie nie ma znaczenia rozróżnianie wydatków na pośrednio i bezpośrednio związanych z osiąganymi przychodami.

Drugim rozwiązaniem rozliczania kosztów w przedsiębiorstwie jest metoda nazywana memoriałową, która zakłada, że:

  • koszty bezpośrednie powinny zostać ujęte w roku podatkowym, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Jeżeli zostały one poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego oraz już po dniu złożenia zeznania rocznego, wówczas potrącane są w roku następnym. Do kosztów bezpośrednich należą m.in. towary handlowe i materiały podstawowe.
  • koszty pośrednie powinny być rozliczane w momencie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Do kosztów pośrednich można zaliczyć np. amortyzację środków trwałych czy opłaty za media.

Zgodnie z przepisami wspomnianej ustawy, za dzień poniesienia kosztu należy uznać datę wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego dokumentującego wydatek, który następnie stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu.

Faktury otrzymane z opóźnieniem

Szczegóły dotyczące dokonywania zapisów w księdze podatkowej zawiera rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z § 17 ust. 2 zapisów dotyczących pozostałych wydatków, a więc niedotyczących zakupu towarów i materiałów, dokonuje się jeden raz dziennie – po zakończeniu dnia, lecz nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Jeżeli natomiast dokument dotarł do przedsiębiorcy z opóźnieniem w dalej trwającym okresie rozliczeniowym, którego dotyczy – należy fakturę zaksięgować w dacie jej wystawienia.

Przykład 1. W dniu 10 kwietnia przedsiębiorca otrzymał fakturę za wynajem powierzchni reklamowej, na której widnieje data wystawienia 24 marca. Za marzec podatnik nie dokonał jeszcze rozliczenia z tytułu podatku dochodowego, stąd fakturę należy ująć do okresu rozliczeniowego z marca.

Otrzymując fakturę po dokonaniu rozliczenia danego okresu, wówczas dokument można ująć w miesiącu następnym, jednak pod warunkiem, że dotyczy on tego samego roku podatkowego.

Przykład 2. W styczniu podatnik otrzymał fakturę za Internet, która została wystawiona 31 grudnia i dotyczy abonamentu za ten miesiąc. W tej sytuacji kosztu nie można przypisać w dacie otrzymania dokumentu, ponieważ dotyczy poprzedniego roku podatkowego. Stąd dokument należy ująć w okresie rozliczeniowym z grudnia.

Faktury dotyczące zakupu towarów otrzymane z opóźnieniem

Inaczej wygląda sytuacja w kwestii zakupu towarów handlowych i materiałów, ponieważ przepisy nakazują zachowanie odmiennych zasad. Z § 17 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR wynika jednoznacznie, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Jeżeli dostawa towarów handlowych oraz materiałów podstawowych lub dokonanie nim obrotu nastąpiły przed faktycznym otrzymaniem faktury dokumentującej ten zakup – wówczas należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału lub towaru handlowego, podając:

  • imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj, cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego).

Sporządzenie powyższego opisu nie jest konieczne, jeżeli do dostawy towaru została załączona szczegółowa specyfikacja dostawcy, przykładowo dokument WZ.

Zapisu w księdze należy dokonać na podstawie sporządzonego opisu lub specyfikacji, która musi być przechowywana stanowiąc dowód zakupu, a następnie połączona z nadesłaną fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Jeżeli zamówienie, wraz z faktura zostaną dostarczone w tym samym okresie rozliczeniowym, to sporządzony opis (specyfikację) dołącza się do otrzymanej faktury, a księgowania dokonuje na podstawie faktury. Zatem nie przewiduje się możliwości ujęcia danej faktury z opóźnieniem, więc jeżeli dostawa towarów dotarła do firmy w lutym, to wydatek ten powinien zostać ujęty również w tym samym miesiącu.

Co w przypadku duplikatów faktur?

Zawsze może się przydarzyć, że faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, jednak przedsiębiorca ma prawo zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie duplikatu. Dokument ten będzie się różnił od oryginalnej faktury jedynie umieszczonym słowem „duplikat” oraz datą jego wystawienia.

Duplikat faktury dokumentujący pozostałe wydatki, może zostać ujęty w księdze w dacie jego wystawienia, jednak pod warunkiem, że zostanie wprowadzony w tym samym roku podatkowym co oryginalna faktura.

W przypadku otrzymania duplikatu faktury dokumentującej zakup towarów handlowych i materiałów zasady są adekwatne jak przy otrzymaniu oryginału dokumentu. Co do zasady dostawa musi zostać zewidencjonowana na podstawie sporządzonego opisu lub otrzymanej specyfikacji, a wartości te koryguje się na podstawie otrzymanego duplikatu.

Zobacz też:
> Karta ewidencji czasu pracy