Niezaksięgowana faktura – co robić?

3d gavelProwadząc działalność gospodarczą może przydarzyć się sytuacja, gdzie przedsiębiorca przez przypadek lub celowo pominie fakturę sprzedażową lub zakupową przy księgowaniu dokumentów. Czy takie postępowanie może nieść za sobą niekorzystne konsekwencje? Okazuje się, że tak.

Moment ujęcia faktury w ewidencji

Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą wybrać pomiędzy dwoma metodami rozliczania kosztów – memoriałową oraz kasową. Jednak, rozliczanie metodą memoriałową musi być konsekwentnie kontynuowane przez każdy kolejny rok podatkowy. Jest tak dlatego, aby można było w łatwy sposób rozróżnić, które koszty uzyskania przychodu należą tylko do danego roku podatkowego.

Zgodnie z metodą memoriałową podatnik powinien rozróżniać koszty na bezpośrednie (związane z konkretnym przychodem – towary, materiały) i koszty pośrednie (posiadające ogólny związek z uzyskanymi przychodami – pozostałe wydatki). Co istotne bezpośrednie koszty uzyskania przychodu należy ewidencjonować w roku podatkowym, w którym uzyskano dane przychody. Natomiast koszty pośrednie zalicza się do kosztów podatkowych w roku ich faktycznego poniesienia.

Metoda kasowa polega na obciążeniu kosztów uzyskania przychodu pod datą ich poniesienia, tzn terminem wystawienia faktury, rachunku lub faktycznego dokonania wydatku – zapłaty, np. wynagrodzenia pracowników, zapłacone odsetki bądź składki ZUS.

W przypadku faktury dokumentującej sprzedaż towarów lub usług, momentem ujęcia przychodu w KPiR jest faktyczna data ich sprzedaży. W praktyce często się zdarza, iż termin ten pokrywa się z dniem wystawienia faktury.

Konsekwencje niezaksięgowania faktury

Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnik ma prawo odliczyć VAT naliczony z faktury zakupowej w okresie otrzymania faktury. Jeżeli nie zrobi tego w danym terminie, może dokonać odliczenia w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych.

W przypadku zakupu towarów handlowych oraz materiałów należy pamiętać o właściwym ich zewidencjonowaniu w KPiR, aby zachować jej rzetelność. Otóż zgodnie z art. 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR zakup towarów i materiałów musi zostać wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży – w przypadku powierzenia księgowości biuru rachunkowemu do 20. dnia następnego miesiąca. Zatem niezaksięgowanie danej faktury zakupowej będzie skutkowało zawyżeniem podstawy opodatkowania, a co za tym idzie nierzeczywiste przedstawienie zdarzeń gospodarczych. Zdaniem Ministra Finansów takie postępowanie wpływa negatywnie na rzetelność prowadzonej księgi podatkowej.

Sytuacje otrzymania faktury dokumentującej pozostałe wydatki, starszej niż 2 miesiące, można rozwiązać na dwa sposoby. W pierwszym przypadku można je zaliczyć do bieżącego okresu rozliczeniowego (w przypadku metody memoriałowej należy przestrzegać okresu tego samego roku podatkowego). Wówczas należy dokonać korekty deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano dokument potwierdzający zakup lub w dwóch następnych. Drugą możliwością jest ujęcie w bieżącym okresie tylko kwoty netto w KPiR, bez konieczności korekty deklaracji VAT. Jest tak, ponieważ odliczenie naliczonego podatku od towarów i usług jest jedynie prawem podatnika, a nie obowiązkiem.

Odmiennie jest w przypadku faktur sprzedażowych, ponieważ podatnik zobowiązany jest ewidencjonować sprzedaż w okresie, w którym faktycznie nastąpiła. W przypadku niezaksięgowania faktury z zeszłego miesiąca, należy dokonać korekty wartości przychodu oraz deklaracji VAT, której dana sprzedaż dotyczy.

Podatnik w razie wykrycia niezaksięgowanej faktury z zeszłego roku, powinien skorygować powstałe błędy w KPiR oraz deklaracjach VAT w KPiR za poprzednie okresy. W przeciwnym razie ewidencja może zostać uznana za organy skarbowe za nierzetelną, która nie odzwierciedla rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa.