j0309607W obrocie gospodarczym niejednokrotnie zdarza się, że przedsiębiorca otrzymuje część zapłaty jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Przedpłata, zadatek lub zaliczka wymagają odpowiedniego udokumentowania – konieczna będzie zatem faktura zaliczkowa i faktura końcowa (rozliczająca).

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa dokumentuje zapłatę lub część zapłaty, którą przedsiębiorca otrzymał jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Zgodnie z przepisami elementy faktury zaliczkowej to:

  • data wystawienia,
  • numer kolejny nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani na potrzeby podatku,
  • data otrzymania całości lub części zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • otrzymana kwotę zapłaty,
  • kwota podatku,
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwa towaru lub usługi, cena jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej to 15 dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym zapłata (całość lub część) została otrzymana. Jednocześnie można taką fakturę wystawić przed otrzymaniem płatności – najwcześniej do 30 dni.

Istnieją także sytuacje, w których faktury zaliczkowej nie należy wystawiać. Dotyczą one:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
  • świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
  • świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych (usługi wymienione w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do Ustawy o podatku od towarów i usług),
  • świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
  • świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej,
  • świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a tym samym nie ma obowiązku dokumentowania jej fakturą zaliczkową.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Zgodnie z zasadą fakturę końcową należy wystawić po wykonaniu usługi albo zakończeniu dostawy towarów, co do których otrzymano zaliczkę. Wtedy na dokumencie trzeba uwzględnić także numer faktury (lub numery faktur, jeśli wpłat było więcej) zaliczkowej.

Co ważne, w sytuacji gdy za pomocą faktur zaliczkowych została udokumentowana cała wartość zamówienia, nie ma konieczności dodatkowego wystawiania faktury końcowej. Przy czym jeśli faktur zaliczkowych było kilka, ostatnia powinna w takiej sytuacji zawierać numery poprzednich faktur zaliczkowych.