Przedsiębiorcy, zwani Małymi Podatnikami, mają możliwość dokonania wyboru metody kasowej rozliczeń. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Częściowe uregulowanie należności przez kontrahenta także spowoduje powstanie obowiązku podatkowego, jednak wyłącznie w odniesieniu do zapłaconej części należności.
Fakturę VAT-MP wystawia się nie później niż siódmego dnia od wydania towaru lub wykonania usługi. Natomiast w wypadku, gdy MP uzyskał zaliczkę na poczet tego rachunku, nie później niż do tygodnia od uzyskania tej zaliczki.
Szczególnie istotne jest, by wszelkie rachunki małego podatnika opisywać, jako „MP”, a w momencie otrzymywania kolejnych części zapłat wystawić na nie następne faktury VAT-MP. Dokumenty muszą zawierać te same elementy co faktury zaliczkowe. Mały podatnik wystawiając fakturę, musi opisać ją, jako 'Faktura VAT-MP' oraz umieścić informację o terminie płatności. W sytuacji, gdy faktura VAT nie będzie obejmowała tego zapisu zostanie potraktowana jako niepoprawnie wystawiona.
Dla podatników używających metody kasowej organ legislacyjny przewidział dodatkowe części składowe, jakie powinna zawierać wystawiana przez nich faktura. Poza bazowymi składnikami dokumenty wystawiane przez małych podatników powinny zawierać:
- oznaczenie 'FAKTURA VAT - MP'
- okres płatności należności określonej w fakturze
W wypadku zakupu towarów i usług od małego podatnika, udokumentowanych fakturą oznaczoną zgodnie z przepisami 'FAKTURA VAT-MP', podatnik może zmniejszyć wartość podatku należnego o wartość podatku naliczonego określoną w tej fakturze, w rozliczeniu za miesiąc, w którym:
- przypada 90 dzień od dnia otrzymania towaru lub wykonania usługi,
- uregulował całość należności na rzecz MP ,
- uregulował część należności na rzecz MP,
- w sytuacjach innych niż zapisane powyżej
Możliwość korzystania z metody kasowej wiąże się z koniecznością wcześniejszego, pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o wyborze tej formy. Zawiadomienie złożyć trzeba w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który podatnik będzie stosował metodę kasową. Rezultatem wyboru tej metody rozliczeń podatku VAT jest także kasowy, zależny od zapłaty, sposób obniżania kwoty podatku należnego o VAT naliczony.
Obniżenia podatku należnego, mały podatnik może wykonać w rozliczeniu za za 3 miesiące, w których:
- uregulował należność wynikającą z uzyskanej od kontrahenta faktury
- zapłacili podatek powstały z dokumentu celnego,wzięciem pod uwagę kwot wynikających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem uzyskania faktury lub dokumentu celnego.