Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wśród danych jakie koniecznie muszą znaleźć się na fakturze wymienione zostały numery NIP zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Obecnie organy podatkowe odchodzą od istotności braku wspomnianego numeru identyfikacji podatkowej. Ich zdaniem faktura powinna głównie odzwierciedlać stan faktyczny zdarzenia gospodarczego, a błąd w postaci niewystępującego numeru NIP należy uznać jako pomyłkę techniczną, czyli niezgodność mniejszej wagi.
Zgodnie z powyższym dopuszczają możliwość zaksięgowania tak wystawionej faktury do kosztów uzyskania przychodu, a także odliczenie podatku od towarów i usług - pod jednym bardzo ważnym warunkiem. Pozostałe dane określające nabywcę, tj. nazwa i adres ją prawidłowe oraz umożliwiają jednoznaczną identyfikację podmiotu, który dokonał transakcji.
Jednak mimo to, że organy skarbowe umożliwiają ewidencję faktur, które nie zawierają numeru identyfikacji podatkowej, nabywca towarów i usług może uzupełnić brakujące dane wystawiając notę korygującą. Dokument ten powinien zawierać następujące dane:
- określenie NOTA KORYGUJĄCA,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (datę jej wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Odmiennym wyjściem z tej sytuacji, będzie poinformowanie sprzedawcy o brakach w danych formalnych, który następnie wystawi fakturę korygującą.
Istnieją jednak wyjątki od reguły obowiązkowego zamieszczania numerów identyfikacji podatkowej na fakturze. Zgodnie z przepisami w niektórych sytuacjach bowiem numer ten można pominąć. Ma to miejsce w przypadku faktur dotyczących dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych i usług komunalnych (wymienionych w poz. 140-153, 174, 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT).
Zatem zgodnie z powyższymi rozważaniami, otrzymanie faktury z brakiem numeru identyfikacji podatkowej nabywcy nie zawsze musi skutkować niemożliwością zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych. Jeżeli transakcja rzeczywiście miała miejsce oraz została prawidłowo rozliczona, wówczas nie ma przeciwwskazań do zewidencjonowania jej w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
