shutterstock_25280476Prowadząc działalność gospodarczą przedsiębiorcy bardzo często decydują się na zakup samochodu służbowego, przez co wydatki poniesione na jego eksploatację mogą zaliczać do kosztów podatkowych. Istnieją również osoby, które wykorzystują w prowadzonej firmie swój prywatny samochód - wtedy wydatki na pojazd można ując tylko do określonego limitu.

Samochód będący własnością firmy

Dowodami księgowymi, jakimi należy dokumentować wydatki poniesione na samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych, są faktury, rachunki lub w przypadku ich braku - dowody wewnętrzne. Wówczas podatnik na ich podstawie dokonuje wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kwocie netto, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT. Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo z podatku od towarów i usług lub kiedy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, ewidencjonują wydatki w księdze w kwocie brutto.

W jasno określonych sytuacjach podstawą do zaksięgowania wydatków na samochód będzie paragon fiskalny lub inny dowód kasowy. Jest to możliwe jedynie w przypadku zakupu paliwa lub olejów za granicą. Wówczas paragon powinien zawierać takie informacje, jak:

  • data i stempel jednostki wydającej,
  • ilość, cenę jednostkową oraz wartość zakupu,
  • nazwisko nabywcy lub nazwę zakładu, adres oraz nazwę zakupionego towaru - uzupełnione przez podatnika na odwrocie dokumentu.

Wykorzystując paragon fiskalny jako podstawę księgowania należy sporządzić dowód wewnętrzny, ponieważ to na jego podstawie dokonuje się wpisu do księgi przychodów i rozchodów.

Samochód prywatny wykorzystywany w działalności

Podatnicy wykorzystujący swój prywatny samochód na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie mogą zaliczać do kosztów podatkowych całości wydatków związanych z jego użytkowaniem. W tym celu musieliby wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku przedsiębiorca powinien rozliczać samochód na zasadach prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Istotne jest, aby faktury oraz inne dowody księgowe zawierały numer rejestracyjny samochodu, do którego tworzona jest kilometrówka. Wpisu natomiast dokonuje się na podstawie miesięcznego zestawienia kosztów wynikających z tych faktur.

Suma poniesionych wydatków wynikających z zestawienia, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w poszczególnych miesiącach - ustalona od początku roku podatkowego - nie może przekroczyć kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres. Wartość ta wynika z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów z przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Obecnie wynoszą³ one: 0,5214 za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm³ oraz 0,8358 za 1 km przebiegu pojazdu z silnikiem o większej pojemności.